Näin syntyi Etelä-Karjalan pienten kuntien virtuaalinen itsenäisyyspäivätapahtuma

Johdanto

Vuosi 2020 tullaan muistamaan hyvin poikkeuksellisena vuotena vallitsevan koronapandemian ja sen vaikutusten vuoksi. Ihmisten
liikkuvuuden yhtäkkinen rajoittuminen niin työ- kuin vapaa-ajalla pakotti yhteiskunnan digiloikkaan, mistä syntyi ”uusi normaali” etätöiden ja -koulujen sekä virtuaalisten tapahtumien myötä. Liikenne- ja viestintäministeri Timo Harakka on todennut Valtioneuvoston (2020) tiedotteessa koronakriisin osoittaneen, että kansalaisilla on halukkuutta, valmiutta ja osaamista käyttää digitaalisia palveluita arjessaan.

Kaikkien lähitapaamisten ja joukkokokoontumisten peruuntumisen takia moni vapaa-ajan harrastus, kulttuurielämys, konsertti tai teatteriesitys jäi ihmisiltä kuitenkin kokematta. Alettiin miettiä ja kehitellä vaihtoehtoja perinteisille tapahtumille ja elämyksille virtuaalisessa muodossa.

Virtuaalisen tapahtuman järjestäminen noudattelee samaa kaavaa kuin perinteinen tapahtuma, mutta perinteistä tapahtumaa ei yleensä kannata suoraan korvata virtuaalisella. On hyvä pohtia, mitä virtuaalitapahtuma voi mahdollistaa perinteiseen tapahtumaan verrattuna - esimerkiksi kohderyhmiä on mahdollista tavoittaa paremmin maantieteellisistä rajoista välittämättä. (Salminen 2020). Virtuaalinen tapahtuma voikin skaalata vierailijamäärät moninkertaisiksi (Digital Innovation Hub 2021).

Virtuaalitapahtumia on toki toteutettu jo ennen koronakriisiäkin. Tekniikka & Talous (Ahlavuo ym. 2018) kertoi tekniikan mahdollistavan tuottajille entistä monipuolisemman ja uuden tavan toteuttaa kulttuuritapahtumia ja niiden tuotantoprosesseja. Kuitenkin vasta vuosi 2020 toi pakottavan tarpeen pienemmillekin toimijoille lähteä miettimään vaihtoehtoja perinteisille tavoille tuottaa esimerkiksi kulttuuri- ja taidetapahtumia. Näin tapahtui myös MINT-projektissa virtuaalisen itsenäisyyspäiväjuhlan suhteen. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten VIP e-Karjala-tapahtuma syntyi ja toteutui. Lisäksi tapahtumaa käydään läpi MINT-projektin* keskeisten teemojen näkökulmasta.

Mistä lähdettiin liikkeelle

Idea Etelä-Karjalan pienten kuntien yhteiselle virtuaaliselle itsenäisyyspäivätapahtumalle syntyi MINT-projektin ohjausryhmän kokouksessa syyskuun lopulla 2020. Ohjausryhmän
jäsen, Luumäen kunnanjohtaja Anne Ukkonen, nosti esille huolen kunnan perinteisen itsenäisyyspäiväjuhlan peruuntumisesta koronarajoitusten takia. Hän esitti myös ajatuksen tapahtuman virtualisoinnista ja ohjausryhmä alkoi pohtia, olisiko tässä mahdollisuus MINT-projektin osatoteuttajakuntien yhteiselle tapahtumalle. Jokaisessa kunnassa koettiin samankaltaisia haasteita ja havaittiin selkeä tarve perinteisten juhlallisuuksien korvaamiseksi, joten idean työstämistä päätettiin jatkaa. Luumäen lisäksi MINT projektissa ovat mukana Parikkalan, Rautjärven, Savitaipaleen ja Taipalsaaren kunnat. (LAB 2021).

Ensimmäinen askel kohti konkretiaa otettiin yhteisessä ideointipalaverissa lokakuun puolivälissä. Etäyhteydellä järjestettyyn ideointiin osallistui osatoteuttajakuntien hankevastaavia, kunnanjohtajia, kuntien kulttuuritoimen edustajia ja MINT-projektiryhmä. Ideointityöpajassa lähdettiin hahmottelemaan yhdessä virtuaalisen tapahtuman raameja, sisältöä ja tavoitteita MINT-projektin asiantuntijan Erno Salmelan johdolla. Työpajassa käytettiin apuna avointen kysymysten patteristoa, jonka tavoitteena oli saada kaikilta osallistujilta ajatuksia virtuaalisen itsenäisyyspäivän sisällöstä. Patteristo perustui pitkälti miksi-, mitä-, miten-, missä-, milloin- ja kuka-kysymyksiin (kuva 1). Tässä kohtaa ideointia ei vielä rajoitettu budjetti-, aikataulu- tai muillakaan rajoitteilla. Tosin kaikki varmasti tiedostivat, että 1,5 kuukautta on lyhyt aika toteuttaa uusi tapahtuma uudella joukolla ja uudella tavalla. Työpajan tuloksena syntyi tapahtumaidean kiteyttävän tapahtuma-briefin ensimmäinen versio, joka sisälsi kaikkien osallistujien ideat.

Seuraava etätyöpaja pidettiin reilun viikon päästä ideointityöpajasta ja tässä tapaamisessa hahmoteltiin ohjelmarunkoa sekä päätettiin tapahtuman budjetoinnista ja vastuualueista. Epävarmuustekijöitä oli tässä kohtaa havaittavissa etenkin ohjelman sisällön tuotannossa. Haasteeksi muodostui se, että saadaanko tällä aikataululla suunnitellut
esiintyjät mukaan ja ohjelmaosuudet toteutettua. Myös tapahtuman tekninen toteutus asetti omat haasteensa.

Kuva 1. Tapahtuma-briefin kysymykset (pohjautuu Vallo & Häyrinen 2020). (Kuva: MINT-hanke)

Epävarmuustekijöistä huolimatta tapahtumaa lähdettiin toteuttamaan rohkeasti, kokeilevan kehittämisen hengessä (Poskela et al. 2015) ja MINT-projektin tavoitteiden mukaisesti ekosysteemitason kokeiluna. Tapahtuman päätuottajina toimivat Elsa Melkko (LAB) ja Erno Salmela (LUT). Tapahtumakokonaisuuden teknisestä toteutuksesta vastasi Teemu Rasi (LAB). Jokaisesta osatoteuttajakunnasta nimettiin yhteyshenkilö, joka otti vastuun oman kuntansa ohjelmaosuuden tuottamisesta sekä teknisen toteuttajan hankkimisesta ja viestinnästä. Lähtötilanteessa asetettiin myös tavoite, että virtuaalitapahtuma järjestettäisiin jatkossakin ja jokainen kunta toimisi vuorollaan tapahtuman pääsisällöntuottajana. Päätettiin, että vuonna 2020 Luumäen kunta on tapahtuman pääsisällöntuottaja, mikä näkyisi laajimpana ohjelmana tapahtumakokonaisuudessa.

Alun perin oli tarkoitus, että noin puolet ohjelmistosta lähetettäisiin tapahtumapäivänä live-streamina kunnista. Tästä ideasta kuitenkin luovuttiin teknisistä- ja aikataulusyistä. Sen sijaan päädyttiin siihen, että jokainen kunta tuottaa oman ohjelmaosuutensa ennakkoon ja kaikki materiaalit kootaan yhteen yhdeksi kokonaisuudeksi ennen tapahtumapäivää eli 6.12. Tapahtuman teemaksi asetettiin ideointipalaverissa ”riehakasta pönötystä”, koska virtuaalitapahtuman haluttiin eroavan perinteisistä itsenäisyyspäivän juhlallisuuksista monipuolisemmalla ja rennommalla ohjelmalla, joka kokoaisi perheet yhteen seuraamaan tapahtumaa kotisohvilta. Tapahtumalle tarvittiin myös lyhyt ja ytimekäs nimi, joksi lopulta valikoitui VIP e-Karjala. Myös ohjelman pääpiirteet ja tapahtuman
kesto alkoivat hahmottua. Ohjelmarunko on esitetty kuvassa 2. Tässä kohtaa tapahtuma-brief täsmentyi lopulliseen muotoonsa
eli tapahtuman idea ja ohjelma lukittiin. Aikaa tapahtumaan oli viisi viikkoa.

Tapahtumalle asetettiin seuraavat tavoitteet, jotka toimivat samalla kokeilun tulosodotuksina:
• Tuotetaan ihmisille iloa tarjoamalla virtuaalinen tapahtuma perinteisten juhlien peruuntuessa.
• Houkutellaan itsenäisyyspäivän viettoon uusia kohderyhmiä; erityisesti nuoria, lapsia ja paikkakunnalta pois muuttaneita.
• Lapset ja nuoret keskiössä, mutta myös
perinteisempää ohjelmaa eli “riehakasta pönötystä”. Tavoite, että lasten kautta myös vanhemmat ja isovanhemmat
kiinnostuvat eli saadaan perhe kasaan
katsomaan.
• Lisätään kuntien välistä yhteistyötä
konkreettisella tavalla; mahdollisuus tehdä yhdessä kovempi juttu kuin mitä vaikkapa Lappeenranta yksin tekisi.
• Laatutaso riittävän hyvä; kotikutoistakin saa olla mukana, mutta laadukkaassa
tuotannossa painotus.
• Median kiinnostuminen; vähintään Etelä-Karjalassa, ja jopa valtakunnallinen
näkyvyys.
• Malliesimerkkinä toimiminen muille
Suomen pienille kunnille ja toimijoille.
• Yleisömäärätavoite 5 000, joka sisältää jälkilähetyksen katsomisen; tätä ei lopulta
päätetty yhdessä ja että miten mitataan.
• Koronasta ei puhuta mitään mainonnassa, koska se herättää negatiivisia mielleyhtymiä.
• Luodaan perusta sille, että itsenäisyyspäivä voidaan järjestää tulevaisuudessakin virtuaalisesti.
• Taloudellinen tulos +/- 0.

Kuva 2. Tapahtuman ohjelmisto
(Kuva: Teemu Rasi)

Kohti VIP e-Karjala tapahtumaa

 

Tositoimiin tapahtuman toteutuksessa ryhdyttiin marraskuun alussa. Jokainen kunta hankki paikallisesti teknisen toteuttajan kuvaamaan sekä editoimaan kunnan omia ohjelmaosuuksia. Osassa kuntia hankittiin myös kumppani suunnittelemaan ja toteuttamaan ohjelmaosioita. Luumäen kunnassa kumppanina toimi CreativeKaiku Ky. Tapahtuman päätuottajat vastasivat koko tapahtuman koordinoinnista; kuntien ohjeistuksesta, tapahtumaohjelmiston järjestyksestä ja aikataulutuksesta, tapahtumakokonaisuuden teknisestä toteutuksesta, markkinoinnista ja viestinnästä, välijuontojen käsikirjoituksesta ja ohjauksesta, palautteiden keräämisestä, toteuman seurannasta ja jälkimarkkinoinnista.

MINT-projektin keskiössä ovat ennen kaikkea yritysten ja kuntien toimintaa uudistavat kokeilut, joihin myös VIP e-Karjala -tapahtuma lukeutuu. Tapahtuma toimi ns. ekosysteemitason kokeiluna, jossa yhdistettiin eri kuntien, sidosryhmien, yritysten ja korkeakoulujen osaaminen yhteen tapahtuman toteuttamiseksi. Tapahtuman toteutuksessa oli mukana yhteensä 120 henkilöä 60 yrityksestä, yhdistyksestä tai julkisesta toimijasta, mikä kertoo tapahtuman vetovoimasta. Tapahtuma olikin ennen kaikkea yhteis- ja talkootyön voimannäyttö.

Tavoitteeksi asetettiin tapahtuman suunnitteluvaiheessa se, että paikalliset yritykset kytketään mukaan tapahtumaan projektin tavoitteiden mukaisesti. Yritykset olivatkin näkyvästi esillä tapahtuman ohjelmaosioissa niin itsenäisyyspäivätervehdysten kuin haastatteluiden myötä. Myös tapahtuman toteutuksissa käytettiin paikallisia yrityksiä.

Marraskuun aikana jokainen kunta vastasi oman ohjelmaosuutensa toteutuksesta ja lopulta ohjelmaosiot tuotettiin nopeasti vain muutaman viikon aikana. Ohjelmaosuuksien pääpaino oli Luumäen kunnalla, jossa tuotettiin noin tunnin mittainen ohjelmisto itsenäisyyspäiväjuhlaan. Muilta osallistujakunnilta tuli lopulliseen ohjelmistoon noin 10 minuutin mittaiset osuudet, joihin sisältyi mm. yrittäjien ja kunnanjohtajien itsenäisyyspäivätervehdyksiä. Lisäksi esille tuotiin kuntien merkityksellisiä paikkoja ja henkilöitä. VIP e-Karjalan ohjelmistossa päästiin tutustumaan virtuaalisesti Parikkalan patsaspuistoon, Luumäen Kotkaniemen kartanoon ja P.E Svinhufvudiin sekä Savitaipaleen merkkihenkilöön D.E.D Europaeukseen hänen syntymänsä 200 vuotisjuhlavuoden merkeissä.

Viimeisenä silauksena kuvattiin ja editoitiin tapahtuman välijuonnot, jotka sitoivat yhteen ohjelman eri osuudet ja toivat tapahtumaan juhlan tuntua. Tapahtuman verkkosivut, www.vip-ekarjala.fi (kuva 3) avautuivat noin viikkoa ennen tapahtumaa, joten markkinointi pystyttiin aloittamaan toden teolla vasta hyvin lähellä tapahtumaa.Tapahtuman tulokset ja niiden mittaaminen
Tapahtuma julkaistiin suunnitelmien mukaisesti ja se tarjottiin tapahtuman nettisivuilla yleisön katsottavaksi 6.12. klo 12.00 alkaen. Markkinoinnin lyhyestä aikaikkunasta huolimatta sosiaalisessa mediassa tavoitettiin paljon ihmisiä. Facebook- ja Instagram-mainokset tavoittivat lähes 15 000 eri ihmistä.

Todellisen sitoutumisen kuitenkin näytti vasta se, kuinka moni tuli katsomaan tapahtumaa. VIP e-Karjala keräsi ensiesityksessä su 6.12. klo 12–14 n. 750 katsojaa. Tammikuun alkuun 2021 mennessä jälkilähetyksen oli katsonut n. 400 ihmistä eli yhteensä tapahtumaa katsoi n. 1 150 katsojaa. Jälkilähetys oli tärkeä kasvattaen tapahtumavierailijoiden määrää n. 50 %. Koska tapahtumaa katsottiin monissa kodeissa usean perheenjäsenen voimin, niin yhteensä päästiin arviolta 2 500 katsojaan. Tapahtumaa katsottiin keskimäärin 16 minuuttia ja sillä oli parhaimmillaan lähes 400 samanaikaista katsojaa.
VIP e-Karjalan web-sivuilla kävi tapahtumaviikon aikana n. 2 500 ihmistä, joista tapahtumapäivänä lähes 1 600. Tapahtuman web-sivujen osoite oli iskostunut hyvin tapahtumavieraiden mieleen, koska n. 1 100 tuli sivuille kirjoittamalla sivun osoitteen. Myös Facebook-postaukset toimivat hyvin, sillä niiden kautta tuli sivuille n. 650 vierailijaa. Keskimäärin sivuilla viihdyttiin n. 2 minuuttia. 60 % vierailijoista käytti kännykkää, 29 % tietokonetta ja 11 % tablettia.

Ohjelmisto vietiin myös teknisesti läpi onnistuneesti, sillä lähetyksessä ei ilmennyt mitään häiriöitä. Osassa ohjelmanumeroista jäi kuitenkin kuvan ja äänen laadussa selkeästi parannettavaa. Kokonaisuutena tapahtuma onnistui erittäin hyvin, kun verrataan käytettävissä olleeseen aikaan ja budjettiin. Ensimmäisenä kokeiluna VIP e-Karjala tapahtumasta saatiin myös hyvää tietoa, että missä onnistuttiin ja missä jäi parannettavaa. Kehityskohteiksi tunnistettiin kuvan ja äänen laadun parantamisen lisäksi vuorovaikutuksellisen ja yhteisöllisen kokemuksen luomisessa. Tämä on linjassa sen näkemyksen kanssa, että virtuaalinen kokemus on myötäelämistä, vuorovaikutusta ja yhteisen asian äärelle kokoontumista samanmielisten kanssa (Evento 2020). Kunnilla on tarkoitus järjestää virtuaalinen itsenäisyyspäivä myös tulevaisuudessa, vaikka korona antaisikin myöten perinteisen tapahtuman järjestämisessä. Katse on siis hybridissä tapahtumassa, joka tuottaa iloa niin paikan päällä olijoille kuin myös verkkovieraille.

Kuva 3: VIP e-Karjala www-sivu

Kirjoittajat: Elsa Melkko, Erno Salmela

Artikkeli on julkaistu 2021 LAB Innovations Annual Review julkaisusarjassa: https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/506981/LAB_2021_28_fi.pdf?

Lähteet:

Ahlavuo, M., Hyyppä, H., Virtanen, J-P., Vaaja, M., Kurkela, M., Kukko, A. & Kaartinen, H. 2018. Virtuaalimallit tulevat kulttuuri- ja tiedetapahtumien suunnitteluun. Voit jo etukäteen saada selville, miltä suosikkibändin keikka kuulostaa ja näyttää. Tekniikka & Talous. [Viitattu 17.2.2021]. Saatavissa: https://www.tekniikkatalous.fi/blogit/virtuaalimallit-tulevat-kulttuuri-ja-taidetapahtumien-suunnitteluun-voit-jo-etukateen-saada-selville-milta-suosikkibandin-keikka-kuulostaa-ja-nayttaa/1c8b8696-0cbd-342e-8778-484c565a8651
Digital Innovation Hub. 2021. KahviPaussi-podcast - E-urheilu. [Viitattu 18.2.2021]. Saatavissa: https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=j7IEvYm3meA&feature=youtu.be
Evento. 2020. Evento selvitti: Miten virtuaalinen elämys syntyy? [Viitattu 18.2.2021]. Saatavissa: https://eventolehti.fi/artikkelit/evento-selvitti-miten-virtuaalinen-elamys-syntyy/
LAB. 2021. MINT - Etelä-Karjalan pienten kuntien innovaatio- ja kokeiluekosysteemin kehittäminen. Hankesivu. [Viitattu 17.2.2021]. Saatavissa: https://lab.fi/fi/projekti/mint-etela-karjalan-pienten-kuntien-innovaatio-ja-kokeiluekosysteemin-kehittaminen
Poskela, J., Kutinlahti, P., Hanhike, T., Martikainen, M. & Urjankangas, H-M. 2015. Kokeileva kehittäminen. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja. TEM raportteja 67/2015. [Viitattu 17.2.2021]. Saatavissa: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/74944/TEMrap_67_2015_web.pdf?sequence=1
Salminen, P. 2020. Virtuaalisen tapahtuman järjestäjän tärkeimmät kysymykset. [Viitattu 18.2.2021]. Saatavissa: https://www.harvamarketing.fi/blog/virtuaalisen-tapahtuman-j%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4n-t%C3%A4rkeimm%C3%A4t-kysymykset-1
Valtioneuvosto. 2020. Digiloikka-työryhmä: Digitaalisesta taloudesta hyötyjä läpi yhteiskunnan. [Viitattu 17.2.2021]. Saatavissa: https://valtioneuvosto.fi/-/digiloikka-tyoryhma-digitaalisesta-taloudesta-hyotyja-lapi-yhteiskunnan
Vallo, H. & Häyrinen, E. 2020. Tapahtuma on tilaisuus — Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. Helsinki: Tietosanoma.